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重要事項を優先する② 第3の習慣

「緊急でないが、重要なこと」の時間を増やす。

重要事項を管理するためには、行動を4つの領域に分けることが必要です。

第1の領域
緊急で重要なこと

・締め切りのある仕事
・大事な人との急な約束
・病気や災害

第2の領域
緊急ではないが重要なこと

・人間関係作り
・仕事や勉強の準備や計画
・健康維持や自己啓発

第3の領域
緊急だが重要ではないこと

・日々の電話や会議、報告書
・重要ではないメールへの返信
・突然の来客対応

第4の領域
緊急でも重要でもないこと

・待ち時間
・テレビやネットを見続ける
・ダラダラとゲームや携帯電話を使う

緊急度は「すぐに対応を迫られるかどうか」

重要度は「人生の目的や価値観にとって重要かどうか」で判断します。

自分の活動をこの4つの領域に当てはめて、書き出してみて下さい。

いかがですか?多くの人は第1領域の活動にとらわれています。そして毎日が忙しくなり、第4領域に逃げ込みたくなります。そうすると仕事では残業が続き、帰宅した後はテレビやネット、ゲームなどに時間を多く費やしてしまいます。

現実には第1領域と第3領域は「緊急」なので言われるまでもなくやっていますよね。しかし第2領域にはあまり時間を費やしていないのではないでしょうか?僕などはその典型でした。そして第4領域は、あまり意識をせずに浪費してしまっている時間となります。

人生を充実させるためには第2領域にもっとも集中することが必要です。
ここには成長に役立つ活動や、将来に第1領域に入ってくる事柄への準備活動が入るからです。
健康を維持するためや体力をつけるための運動なども仕事で要職を任せられたときの激務にも耐えながらも判断力も発揮できます。普段から英語などを学んでいたら、必要に迫られた際に慌てずにすみます。

デイリー、ウィークリー、マンスリーの行動計画や集計業務なども第2領域で行うことによって仕事は楽にもなるし円滑になります。勿論、質も上がって成果も変化してきます。何もしないまま期限が近づくと、第1領域に入ってきます。
そうなると、充分な時間も取れなかったり、残業時間が多くなり、効率も悪くなります。時間が少なくなれば、妥協も生まれやすくなります。

そうは言っても1日は24時間です。誰にも公平になってますね。とすると、他の領域から時間を捻出する必要があります。
第1領域からは難しいですね。第3、第4領域から時間を持ってくることが必要なんです。

しかし、第3領域も緊急なのでは...そうですね。メールの返信もしなければなりませんし、来客にも対応しなければいけません。実はこの領域を減らすためには主体性が必要になります。この領域の活動は外部からの働きかけによって緊急性が発生するからです。
主体性がないと相手の働きかけに負けて時間を奪われてしまうのです。

そうならないためにも第2領域の事項を改めて意識することが必要です。

重要でない活動を主体的に減らして「第2領域」の時間を増やしていく。
これが出来てくると生活が変わります。そして価値観も変わります。評価も変わります。

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